关于印发《杭州职业技术学院财务报销制度

                （试行）》的通知

 

 

各二级学院、处（部、室）、图书信息中心、资产经营公司：

 

现将《杭州职业技术学院财务报销制度》印发给你们，请认真贯彻执行。

 

杭州职业技术学院院长办公室2017年3月30日印发

 

 

 

杭州职业技术学院

 

2017年3月29日

 

 

 

 

 

杭州职业技术学院财务报销制度（试行）

 

 

第一章总则

 

第一条为进一步加强学校财务管理，严格预算执行，规范财务报销程序，明确财务报销手续，保证服务质量并兼顾工作效率，根据《中华人民共和国会计法》《高等学校财务制度》(财教〔2012〕488号)《行政事业单位内部控制规范(试行)》(财会〔2012〕21号)《高等学校会计制度》（财会〔2013〕30号）《党政机关厉行节约反对浪费条例》等国家有关财经法规，结合我校实际，特制定本制度。

 

第二条本制度适用对象为纳入学校账户管理的各类经费。独立核算的资产经营公司(含下属企业)等可结合本单位实际情况制定相应报销制度，报学校批准后执行。

 

第二章经费支出审批程序与要求

 

第三条学校实行“统一领导、分级管理、集中核算”的财务管理体制，在党委的领导下，实行校长负责制，对学校的会计工作和会计资料的真实性、完整性负总责。经费支出审批遵循以下原则：

 

1.制衡性原则。各单位在确定权责分配、业务流程等方面应形成相互制约、相互监督，同时兼顾运营效率和成本效益原则。

 

2.适当授权原则。在实行责、权、利相结的同时，还应根据经费性质、额度和重要性大小确定支出审批权限。

 

3.严格预算原则。相关经费的支出除符合《杭州职业技术学院预算管理办法》的同时，还应遵循“预算项目、使用范围和额度”的三不超原则。

 

第四条经费支出的审批程序

 

1.报销审核和审批是学校的一项重要的基础性工作。“责任跟随预算走、考核跟着责任走”，学校和经费使用部门负责人签订经济责任约定书。

 

2.遵循“业务审事、财务审单”的“平行审核”原则。“业务审事”是指经费使用部门对本部门经济活动支出的必要性、合规性、真实性负责；“财务审单”是指对经费的使用范围和额度以及原始凭证的真实性、合法性、完整性负责。

 

3.“业务审事”与“财务审单”是“平行审核”关系，“业务审事”在前，“财务审单”在后，各负其责。

 

4.“业务审事”由经办人填制财务经费报销单、部门负责人审核、分管校领导审批，超过审批权限的，按流程报上一级审批。如有授权，需提供书面授权书。

 

5.“财务审单”是指对“业务审事”流程完成后，对经费使用范围和额度以及原始凭证的真实性、合法性、完整性进行审核。

 

6.为简化审批流程，提高办事效率，如下经济业务报销审批流程为相关经办人、职能部门负责人和财务处。

 

（1）定期银行托收经费（如水电费、各类保障金、公积金、固定电话费等）；

 

（2）学生学费、代管费清退；

 

（3）教职工医药费；

 

（4）招投标保证金。

 

第五条“业务审事”审批权限

 

（一）一级权限（非二级管理部门）

 

1.费用报销在10万元以下的，须经部门主要负责人、分管校领导审批。

 

2.费用报销在 10万元以上（含10万元）、50万元以下的，须经校长审批。

 

3.费用报销在50万元以上（含50万元）、100万元以下的，需经校长办公会议讨论同意；费用报销在 100万元以上（含100万元）的，还需经校党委会讨论同意。其中预算内政府集中采购货物服务类项目费用报销除外。

 

（二）二级权限（学校二级管理部门）

 

1.实行二级部门负责人经济管理责任制，负责二级部门经费的审批。

 

2.各二级部门的各项收支应符合财务制度的要求，严禁未经审批向学生收取额外费用。凡进入报销程序的所有费用支出，必须在本年度确定的预算项目内，对于未纳入经费预算及超预算开支，学校财务处不予报销。

 

3.费用报销在5万元以下的，由各二级部门负责人审批；费用报销在5万元（含5万元）至10万元的，由联系校领导审批（未确定联系领导的，则为分管业务领导）；费用报销在10万元以上（含10万元）的，按照以上一级权限审批。

 

第六条“财务审单”审批权限

 

1.所有支出经财务处会计审核后，一律由分管财务校领导审批（除第四条第6点所列特殊事项和预算内政府集中采购货物服务类项目费用）。

 

2.二级经费管理部门费用报销在5万元以下的，由财务处负责人审批；5万元以上由分管财务校领导审批。

 

第七条项目经费的审批权限

 

科研、教研、教学建设（含专业、课程、教材、实训室等）、产学对接、师资等项目经费，由相关部门按规定将立项的批文项目预算、合同副本等资料交财务处，由财务处下达预算后方可使用。项目经费采取分类审批。

 

1.集二级学院、学校等资源形成的项目（如专业、基地、资源库、协同创新中心等），“业务审事”参照第五条（业务审事分管领导为业务分管领导），“财务审单”参照第六条。

 

2.个人类项目（如课程、教材、教科研课题等），项目负责人是项目资金使用的直接责任人，对经费支出的合规性、合理性、真实性和相关性承担法律责任，实行项目（课题）负责人负责制。

 

纵向经费类项目，“业务审事”参照第五条（业务审事分管领导为业务分管领导），“财务审单”参照第六条。

 

横向经费类项目，1万元以内（不含1万），“业务审事”由项目负责人、职能部门审批，“财务审单”由财务处负责人审批；1万以上的，参照纵向经费类项目。

 

第八条借款的审批

 

严格实行财政直接支付或者授权支付转账办理；不具备转账条件的，原则上不得使用现金结算。特殊情况下需要办理借款的，应按下列规定办理：

 

1.所有借款应遵循“公款公用、前账不清、后款不借”原则。借款仅限用于教学、科研、行政等确实无法用转账支付的支出，学校不办理个人的因私借款。

 

2.备用金借款按本章第四、第五条要求办理。该类借款在每个自然年度的年底财务关账前必须结清，如有需要，到下个年度财务开账后重新办理借款手续。

 

3.对于其他特殊情况需办理借款的，应提供与借款用途有关书面材料。

 

此类借款应在当次业务完成之日起15日内办理相关报销还款等手续，超期不办理报销、还款手续，又未能说明原因的，除不能再办理其他借款外，财务处还将从借款人的工资或津贴中扣取，直到还清为止。

 

第九条预付款项的审批

 

对于大宗商品或服务采购，达到10000元订立合同限额的，应按规定订立合同；达到招标采购限额的，应按规定程序进行招标采购，并签订采购合同。在订立合同后需要申请预付款项，在履行正常审批程序时，应提供合同副本，财务处在项目预算范围内根据合同付款条件审核办理预付款项。所有的预付款原则上应在相关业务办理后的15日内用发票冲账，特殊情况的除需要提供情况说明外，最长不得超过当年的12月31日。

 

第十条代行审批实行备案制度

 

1.项目负责人或部门负责人因故需要委托本单位他人代行审批的，须出具书面委托书。委托书中应明确受托人、委托起止时间、委托项目代码和名称、委托权限，委托人及受托人签名后报分管（联系）校领导批准后报财务处备案。

 

2.校领导因故需要委托本单位他人代行审批的，须出具书面委托书，报财务处备案。

 

 

第三章财务报销票据规定

 

第十一条原始凭证的种类及要求

 

1.外部票据。报销的票据必须有税务监制章并加盖开票单位发票专用章或财务专用章（高铁、飞机、汽车、轮船票除外）；事业收据必须是财政部门统一印有财政监制章并加盖开票单位的财务专用章。财政部门统一印制由本校开出的杭州职业技术学院内部结算凭证不得作为本校报销票据使用。对于符合预算项目支出的通讯费、月票充值卡，发票上的名称原则上应与报销单上填写的报销人名称一致，且应是本校职工，发票背面应注明产生费用的原因，来去的地点等事项。在超市购买的商品须提供超市机打发票，发票上须注明品名、单价、数量（或者附上小票）并且所购商品应符合财务报销的要求。

 

2.内部收据。必须是财务处统一印制的杭州职业技术学院内部收据并加盖收费专用章或财务专用章（仅限于内部结算用）。

 

3.发票或收据的填写要求

 

（1）发票或收据必须注明付款单位名称、日期、经济业务内容、数量、单价、金额、开票（收款）人等。付款单位（俗称抬头）为“杭州职业技术学院”，汽车票、飞机票、火车票及其它定额发票以外的付款单位为个人或客户的发票不允许报销。

 

（2）填制单据大小写金额必须相符，不得有涂改、挖补等现象。

 

（3）经济业务内容应用汉字填写，对部分只有字母标注的商品至少也应注明该商品在国内的俗称。

 

4.原始票据遗失的处理办法

 

（1）如业务属非现金结算确需报销的，须提供对方单位出具的证明（存根联复印件）并在票据复印件上加盖财务专用章，经本人签名，部门负责人同意后报分管（联系）校领导批准后，才能作为原始单据报销；遗失现金结算的票据原则上不予报销。

 

（2）因公出差遗失票据的处理办法。遗失单程票的，由本人提供经同行人员证明和部门负责人签字确认的情况说明方可报销。其中遗失火车票、汽车票的，可比照另一单程票价，在规定的标准内给予报销；遗失单程飞机票的，可比照同程火车硬卧票价的标准给予报销，并由本人提供出差当日火车站官网上同程的列车车次硬卧票价作为报销依据；遗失双程票的，不予报销。

 

（3）因发票复印件报销而引起的法律责任，由经办人自行负责。

 

5.凡是采购办公用品及各种物资所取得的票据均要列明所购商品的单价、数量、金额；若因采购品种繁多，无法在发票上列明，则应由供货方随发票提供货物清单，列明商品单价、数量、金额，并加盖与发票上一致的发票专用章。货物清单的填写同发票或收据的填写要求相同。

 

6.根据国家有关规定，所有标明烟酒、礼品及烟酒经营部的票据不得报销。

 

7.凡是印刷、打印、复印、冲印及购买图书、资料、办公耗材等，如商品种类较多，无法在发票上填列的，必须附规范的清单，发票或清单上应注明所购商品名称、数量、单价、金额并加盖相同的印章。购买的图书、期刊、电子文献必须与本人专业有关，报销时应提供购书明细，在网站上购买的图书可附收货清单，但收货单日期须与发票日期一致。

 

8.购买的固定资产原则上要提供增值税专用发票，单件金额达到1000元（含）及以上的，应到国资处办理相关手续后方可报销。购买的单价虽低于上述标准，但属于批量资产仍按有关规定办理资产入库手续。

 

第四章财务报销手续和要求

 

第十二条购买办公用品、资料、批量元器件及实验实习材料，由各单位根据发票明细或所附清单按照学校资产管理的规定，报销单后须附验收单、发票、采购清单，按照规定程序审批后报财务处报销。

 

第十三条各单位外协加工、维修工程等项目的报销，应附合同及加工清单或工程决算单，对于符合资产确认条件的支出还应到国资处办理相关资产验收手续，并将资产验收单附在报销单后面；维修、改扩建、装修等工程类项目按后勤保障处工程类项目管理办法。

 

第十四条各单位所购固定资产，凭购物发票、合同到国资处办理相关资产验收手续，履行相关审批程序后到财务处办理报销。

 

第十五条本市乘坐出租车的费用凭杭州市城市客运机制发票报销，但在发票背面应注明乘车理由及起始点；校内部门使用学校后勤保障处的车辆凭《车辆服务结算清单》进行校内结算。

 

第十六条各部门发放的劳务费、加班费、补贴、临时工工资、酬金等需符合学校人事处有关规定，在发放时均须填制劳务发放表，按人员造册，注明标准、工作天数，个人所得税由财务处直接代扣，统一向税务部门缴纳。劳务费以及学生奖助学金发放原则上需支付到本人银行卡。

 

第十七条资金支付结算。根据《会计法》、《国库集中支付》等有关规定，超过1000元（含连号发票或同一单位相近开票日的合计数）原则均应通过国库直接支付或银行对公转账结算。除快递费、过路过桥费、出租车费外，确需现金支出的其他公务支出时，报销时需提供交易的付款凭证（电汇回单、付款截图等），再凭发票等财务报销凭证及时报销。

 

第十八条支付申请或报销单上负责人与经办人、验收与证明人不得是同一人或直系亲属。各类经费支出在报销时应在规定栏目中注明项目代码。

 

第五章其他报销规定

 

第十九条办公费包含办公用品、文杂用品、办公设备维护费、报刊杂志费、通讯费、邮电费、快递费、市内交通费、本单位公务用车费、对外宣传费。二级学院教学、办公等相关人员的上述支出均在此项目中列支。

 

第二十条职能部门公务接待支出统一由院办统筹，二级学院公务接待标准为公用经费的30%。

 

第二十一条二级学院生均定额经费（就业、校企合作、顶岗实习等除外）应真正用于学生，生均定额经费中原则上不得列支教职工的办公费、招待费、交通费、电话费等。顶岗实习项目中教师下企业指导学生所发生的差旅费支出按差旅费的相关规定报销，其中出差公杂补助可在定额包干与按实报销中选其一。报销学生外出实习的相关费用时，还应提供参加实习的班级、学生数、实习内容及相关班级的课程进程表。

 

第二十二条各类归口管理经费、专项经费中原则上只能列支与该专项业务相关的业务支出，不得列支招待费、汽油费等。

 

第二十三条科研、成果转让等已立项经费报销依据《杭州职业技术学院科研经费管理办法》有关规定执行。本条款中各立项经费的审批、审核程序按第七条规定执行，经办人须是项目组成员。

 

第二十四条人员经费年终结算结余支付范围按人事处有关规定执行。

 

第二十五条国内差旅费报销按《杭州职业技术学院差旅费管理办法》有关规定执行。

 

第二十六条国内培训报销参照《党政机关厉行节约反对浪费条例》（中发〔2013〕13号）、《浙江省省级机关培训费管理规定》（浙财行〔2014〕8号）、《杭州市市直机关会议、活动和培训管理规定》（市委办发〔2013〕104号）、《杭州市市直机关培训费管理规定》(杭财行〔2014〕51号)规定执行。出国短期培训按《财政部、国家外国专家局关于印发<因公短期出国培训费用管理办法>的通知》(财行〔2014〕4号)规定执行。

 

第二十七条会议费报销参照《党政机关厉行节约反对浪费条例》（中发〔2013〕13号）、《浙江省省级机关会议费管理规定》（浙财行〔2014〕7号）、《杭州市市直机关会议、活动和培训管理规定》（市委办发〔2013〕104号）和《杭州市市直机关会议费管理规定》（杭财行〔2014〕96号）规定执行。

 

第二十八条所有公务接待按《杭州职业技术学院公务接待制度》执行,报销时需提供公务接待审批单、公函（或邀请函）等。

 

第二十九条经财务处审核后认为报销的原始凭证有不符合国家和学校有关规定的，应当制止或纠正。

 

 

第六章附则

 

第三十条本制度自发布之日起施行，凡与本制度不一致的，以本制度为准。本制度与上级有关规定相抵触的，以上级规定为准。

第三十一条本制度由学校财务处负责解释。